Ежегодно 9 июня отмечается Международный день архивов. Он был учрежден Международным советом архивов в ноябре 2007 года на Генеральной ассамблее в Квебеке (Канада).
О важности отдела реконструкции и технического перевооружения говорить не приходится, именно на него возложен мониторинг реализации мероприятий инвестиционной программы нашего предприятия.
– Еще на стадии строительства завода был создан проектно-конструкторский отдел (ПКО), основными задачами которого стало решение возникающих вопросов по ходу строительства и монтажа оборудования, работа с поступающей фирменной документацией, хранение этой документации, систематизация и комплектация ее по цехам, агрегатам, а также ее разработка на возведение вспомогательных объектов и сопутствующей инфраструктуры, – рассказывает начальник отдела реконструкции и технического перевооружения Валентин Ярошевич. – В 1998 году проектно-конструкторский отдел был реорганизован в управление проектирования и реконструкции (УПиР). С тех пор мы гордо несем имя нашего управления. Далее в связи с проведением многочисленных реконструкций на предприятии, сопровождения капитальных ремонтов и возведения новых объектов происходила реорганизация и нашего управления. С ростом объема проектно-конструкторских работ и их узкой специализации были созданы новые бюро и отделы. В 1996 году в составе ПКО создан отдел реконструкции для выполнения работ по разработке и сопровождению проектной документации по реконструкции производства. В настоящее время это отдел реконструкции и технического перевооружения, в который входят группы: мониторинга и сопровождения программы реконструкции, планово-договорная, стандартизации и нормоконтроля, а также архив.
Специалисты этих групп занимаются разработкой, согласованием и утверждением техническо-экономической документации, которая необходима на разных этапах производственного процесса. По ходу своей деятельности отдел оперирует огромным количеством документов. В них содержится информация, которая необходима в процессе выполнения строительных или ремонтных работ, а также при последующей эксплуатации возведенных объектов. Разработанная документация по объектам строительства передается на хранение в архив.

Раскопки показывают, что народ, имевший письменность, имел и архивы. Самые крупные архивы были найдены в Древнем Египте, Риме и Греции. В Российских исторических архивах хранятся документы, датируемые XI веком.

Архив – это одно из ключевых звеньев отдела реконструкции и технического перевооружения. Сейчас в нем трудятся три специалиста: заведующая архивом Наталья Короткевич, архивариус Марина Герасименко и оператор ЭВМ Анастасия Мышлянова. Их главная задача – регистрировать каждый поступающий документ, определять сроки его хранения, а также выдавать по запросам документы и справки.
– Работа в архиве не так скучна и однообразна, как многим кажется. У нас очень хорошая заведующая. Она интересно и, можно сказать, творчески организовывает работу, поэтому коллектив всегда при деле и рабочий день пролетает незаметно. Тем более, что у нас широкая сфера ответственности, мы отвечаем за сохранность вверенной нам технической документации и чертежей, каждый из которых может понадобиться в любой момент, следовательно, здесь еще важны скорость реакции и умение ориентироваться в огромной массе документации. Лично мне нравится моя работа, мне приятно осознавать, что я соприкасаюсь с важными документами, которые представляют не только ценность с точки зрения производственной необходимости, но и живой истории, – поделилась Марина Герасименко.

В современном мире развитие технологий происходит неимоверно быстро, а это способствует постепенному переходу к цифровому документообороту. Организация архива электронных документов значительно упрощает поиск и передачу нужной технической документации или чертежей. Например, если нужно срочно найти документ тридцатилетней давности, достаточно заглянуть в электронный каталог, чтобы узнать, где конкретно он хранится. А наличие в электронной базе данных отсканированных оригиналов большинства имеющихся материалов предполагает возможность быстрого доступа к нужной информации. Однако нет ничего ценнее оригинальных документов. Поэтому к их хранению архивариусы подходят более чем ответственно.
Если вы заглянете в архив, вашему взгляду предстанет бессчетное количество полок и папок. Однако у всего здесь есть своя система. Помещение, в котором располагается архив, должно быть безопасно в пожарном отношении, там соблюдается определенный температурный и влажный режим, что обеспечивает сохранность документации. Все стеллажи пронумерованы и документация систематизирована по объектам и степени важности документов.
Архив отдела реконструкции и технического перевооружения хранит проектную документацию на протяжении всего срока эксплуатации объекта, от возведения до ликвидации. Она необходима во время ремонтов, при проведении модернизации, а также для безопасной эксплуатации оборудования зданий и сооружений.
В архиве УПиР работают сотрудники, умеющие управлять большими объемами сложных технических данных, это люди, которые привязаны к своей работе и действительно ее любят.
– Основы архивного дела в УПиР в свое время заложили теперь уже ветераны труда БМЗ – это Валентина Вострикова, она многие годы руководила архивом и создала действующую сейчас систему хранения документации, а также архивариусы Елена Городилина и Анна Межевич. Спасибо им за многолетний и добросовестный труд. Сегодня в архиве работают опытные и ответственные специалисты, которые всегда придут на помощь и окажут необходимое содействие. От себя лично хочу выразить им благодарность за отличную работу, пожелать здоровья и всегда хорошего настроения, – заключил Валентин Ярошевич.